INFORMATIONS-MANAGEMENT

Herausforderung Digitalisierung: Abwarten ist keine Option.

Jeder spürt es in der täglichen Arbeit: Eine schnelle Informations- und Dokumenten-Verfügbarkeit ist mittlerweile unverzichtbar. Dennoch besitzen noch rund 50 % des deutschen Mittelstandes keine  Digitalisierungsstrategie. Fakt ist aber auch: Unternehmen mit ECM-Lösungen – also softwarebasierten Informationsprozessen – sind am Markt erfolgreicher. Der beste Zeitpunkt, das Thema anzupacken, ist also genau jetzt! TA Triumph-Adler ist der Partner, mit dem der Start in das digitale Zeitalter reibungslos gelingt. Weil wir zuhören können. Weil wir kundenindividuell beraten. Und weil wir das gesamte Spektrum abdecken – von der App-Einstiegslösung bis zum komplexen ECM-Projektgeschäft.

„Digitalisierung bringt nur dann etwas, wenn sie konsequent vom Prozess her gedacht wird.“

Frank Dembach, National Sales Director - IT Solutions & Consulting

Ein Interview mit Frank Dembach


Frage: Wo sehen Sie Hemmnisse und Chancen bei digitalisierten Informationsprozessen?

Antwort: Die Chancen überwiegen eindeutig. Kunden und Lieferanten können schnell mit den gewünschten Informationen versorgt und personelle Ressourcen richtig eingesetzt werden. Das bringt mehr Zeit für das operative Kerngeschäft und Suchzeiten im Papierarchiv gehören dann auch der Vergangenheit an. Gegen die Einführung eines elektronischen Archivs sprechen in der Regel nur die personellen Aufwände. Doch es lohnt sich! Wer dies nicht scheut, gewinnt nach der Umsetzung kostbare Zeit.

Frage: Wie gelingt eine problemlose Migration zum digitalen Archiv?

Antwort: In erster Linie mit guter Planung und dem richtigen Projektmanagement. Das Zusammenspiel zwischen der Projektleitung im Unternehmen und dem Dienstleister muss reibungslos sein. Wichtig dabei: erst die Ziele definieren, dann den konkreten Projektrahmen abstecken. Entscheidend ist für uns immer, dass der Faktor „Mensch“ von der Anwenderseite her berücksichtigt wird.

Frage: Welchen Vorteil bieten ECM-Software-Lösungen?

Antwort: Für uns stellen ECM-Systeme die nächste Stufe zu mehr Effizienz im Rahmen des Dokumenten- und Informationsmanagements dar. Bei vielen Systemen ist heute die Archivierung schon fast ein „Nebenprodukt“, da der Fokus bei der Umsetzung auf der elektronischen Optimierung von Prozessen wie beispielsweise der Eingangsrechnungsbearbeitung liegt. Informationen und Dokumente sind hier unternehmens- und standortübergreifend verfügbar. Ein ECM-System bietet daher die ideale Plattform für die Zusammenarbeit aller Mitarbeiter auf dem optimalen Informationsstand. Im Hintergrund läuft dann die tatsächliche Archivierung, die nach definierten Regeln die Dokumente in die Langzeitspeicherung überführt.

Frage: Eine Zusatzfrage: Haben Sie drei Tipps zur Einführung eines digitalen Archivs und zur richtigen Software-Auswahl?

Antwort: 

  1. Lernen Sie Ihr eigenes Unternehmen kennen und arbeiten Sie Ihre eigenen Anforderungen vor der Suche auf.
  2. Legen Sie den Fokus nicht nur auf die Technologie, sondern auch auf eine gute Beratung und Planung.
  3. Versuchen Sie nicht alles auf einmal. Identifizieren Sie für das Pilotprojekt zunächst den Bereich und Prozess mit der größten Wertschöpfung – und fangen Sie damit an!

„An digitalisierten Rechnungsprozessen kommt kein Unternehmen mehr vorbei.“

Olaf Stammer, Head of Solution Marketing

So sparen Sie Zeit und Geld bei Rechnungsprozessen.


1. Der Empfänger muss dem Rechnungsversand mindestens stillschweigend zustimmen.

2. Alle Rechnungen müssen die umsatzsteuerrechtlichen Vorgaben erfüllen und die Pflichtangaben aus §§ 14 Abs. 4 und 14a UStG enthalten.

3. Sie müssen die Echtheit und Unversehrtheit der Rechnung gewährleisten können und belegen, dass durch die Rechnung eine Zahlungsverpflichtung entstanden ist und die Leistung erbracht wurde. Beides können Sie durch ein innerbetriebliches Kontrollverfahren sicherstellen, welches Sie selbst gestalten können.

4. Die Dokumente müssen während der Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren angezeigt werden können. Dokumenten-Management-Lösungen sollten daher über den gesamten Zeitraum die Lesbarkeit ehemaliger und aktueller Formate (TIFF und/oder PDF) unterstützen.

5. Bewahren Sie alle Rechnungen unveränderbar auf und kontrollieren Sie den Zugriff. Marktüblich ist der Einsatz von dokumentenechten Dateiformaten wie TIFF oder PDF, die für eine langfristige Archivierung entwickelt wurden. Außerdem können Sie damit überprüfen, ob ein Dokument verändert wurde.

6. Auch elektronische Rechnungen müssen Sie im Original aufbewahren. Sobald Sie elektronische Rechnungen in ein neues Format konvertieren, müssen Sie neben der Originaldatei auch alle entstandenen Konvertierungsergebnisse aufbewahren.

7. Papierrechnungen dürfen Sie scannen und vernichten, wenn Sie dabei die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" (GoBD) beachten. Diese Verwaltungsvorschrift des Bundesfinanzministeriums hat Anfang 2015 die „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen" (GdPdU) abgelöst.

8. Die Vorgänge zur Rechnungsprüfung müssen Sie nachträglich nachweisen können. Auch diese Anforderung können Sie über Ihr innerbetriebliches Kontrollmanagement erfüllen. Beachten Sie dabei, dass Sie die Prozessdokumentation ebenfalls zehn Jahre aufbewahren.

9. Noch ein Hinweis zum ZUGFeRD-Standard: Der Begriff steht für „Zentrale User Guidelines des Forums elektronische Rechnung Deutschland“ und der Standard wurde vom „Forum elektronische Rechnung Deutschland“ sowie von Ministerien, Verbänden und Unternehmen entwickelt. Er entspricht sämtlichen gesetzlichen Vorgaben und beschreibt, wie alle Informationen einer Rechnung in einer PDF-Datei gespeichert werden. Der Standard ist so definiert, dass zum Beispiel Absenderfirma, Rechnungsdatum und -nummer, Beträge und Bankverbindungen immer an der gleichen, festgelegten Stelle der XML-Daten gespeichert werden. Auf diese Weise können die Rechnungsdaten von jedem Programm automatisch weiterverarbeitet werden.